Maatwerk referentie H.BouterKaas

Met een capaciteit voor opslag en veredeling van maarliefst tien miljoen kilo kaas heeft H. BouterKaas heel wat in huis. Ruim een pond per hoofd van de bevolking. De opslag en behandeling van al die kaas vraagt om uiterste nauwkeurigheid en strikte controle. Sinds de zomer van 2010 werkt het bedrijf daarom met ‘KaSo’, een speciaal ontwikkeld systeem door WSB Solutions. “Een bron van informatie.”

Je staat er niet bij stil maar er moet heel wat gebeuren voordat een plakje kaas op je boterham belandt. Bij het  familiebedrijf H. BouterKaas weten ze dat maar al te goed. Al vier generaties lang. Wat ooit begon met een lokale boeren kaashandel, bouwde de huidige directeur Rens Bouter uit tot een enorm bedrijf met 18.000 m2 voor opslag en veredeling van kaas. Zijn dochters Marijke en Laura, de vierde generatie, beheren nu sinds kort met KaSo de in- en uitslag van kaas, de overige administratieve ‘kaasstromen’, het klantenbeheer en de kwaliteitsbewaking. “Kaas zit in onze genen,” aldus Laura Bouter. Ze vertelt over het proces en het belang van een goed automatiseringssysteem daarbij.

Het veredelen, het keren en plastificeren van de kaas gebeurt volledig automatisch in grote machines, ofwel behandellijnen. Dat een kaasproducent dit niet zelf doet is een kwestie van specialisatie en ruimte. Bij H. BouterKaas is dat er in overvloed. En wanneer de klant dat wil, kan hij zijn kazen weer afroepen. Dat alles vraagt om een volledig en overzichtelijk systeem waarin alle processen tot in detail kunnen worden uitgevoerd en bijgehouden. “We hadden al een programma op basis van DOS. Maar we wilden een completer, makkelijker en duidelijker programma. Met onze eigen terminologie. Geen knop teveel dus.” Voor WSB Solutions was dit een hele uitdaging. “WSB Solutions heeft natuurlijk veel moeten leren over alle processen. We hebben dan ook eerst een toepasbaarheidsonderzoek gedaan en samen gekeken hoe dingen werken en hoe we ze benoemen. Gelukkig hadden we een tussenpersoon bij WSB Solutions die onze wensen goed kon vertalen naar de techneuten. Die aanpak werkte goed. We hebben zo een hele goede begeleiding gehad.” Als basis werd van de standaard module ‘WSB Fundamentals’ gebruikt gemaakt, waarin al veel basisfunctionaliteiten zijn ondergebracht. Dit werd verder op maat ontwikkeld met de nieuwste .NET ontwikkel omgeving en de nieuwste Microsoft technieken. Uiteindelijk werd Kaas Solution, oftewel KaSo, geboren.

Partij registratie
De registratie in KaSo begint bij binnenkomst met de vrachtbrief: het gewicht, het aantal, de productiedatum en allerlei andere kenmerken. Alle informatie wordt in KaSo geregistreerd op een zogenaamde partijkaart. Op basis van deze informatie weet KaSo precies op welk moment en met welke frequentie de kaas zijn behandeling moet krijgen. Maar KaSo doet meer. “Het is een bron van nuttige informatie. Met één druk op de knop weet je wat we vier weken geleden in huis hadden of hoeveel er per week is binnengekomen. En wanneer je op deze wijze een historie opbouwt, kun je daar weer trends uit opmaken en per periode prognoses maken. Er zijn nu meer en sneller koppelingen met rapportages mogelijk.” Ook voldoet het systeem aan alle strenge kwaliteitseisen uit de levensmiddelenbranche.“ Als er ooit iets mis zou zijn met een bepaalde partij kaas, en wij krijgen hierover een seintje van de eigenaar, dan weten wij direct wat er allemaal gebeurd is met de desbetreffende partij en kunnen we alle kazen traceren en eventueel terugroepen. Alle informatie is in één oogopslag inzichtelijk en beschikbaar.”

Ultieme test
Afgelopen zomer ging KaSo al live. En dat was iets sneller dan men had voorzien. “Toen we bijna alles rond hadden en wilden proefdraaien, crashte ons oude systeem en moesten we dus gelijk over op KaSo. We hebben toen in twee dagen de gehele voorraad, met alle partij informatie, handmatig ingevoerd.” De gehele voorraad in twee dagen. Een hele prestatie. “We konden niet anders want het veredelen van de kaas moest gewoon doorgaan. Anders gaat het goed fout.” De ultieme test dus. Maar KaSo slaagde met vlag en wimpel. Sindsdien plukt men de vruchten van het nieuwe systeem. En de toekomst belooft nog meer. “Vragen en suggesties die ontstaan op de werkvloer kunnen we nu makkelijk een plek geven in het systeem.” Ze vervolgt: “En in de toekomst willen we ook de financiële administratie er aan koppelen. Kortom, we kunnen er voorlopig nog heel wat mee verbeteren en optimaliseren. Stap voor stap.” Net als de kazen bij H. BouterKaas, rijpt ook KaSo voorlopig nog tevreden door.