Nieuws
- Nieuwsbrief Agrarische sector augustus 2010
- CA ARCserve Backup r15
- Nieuwe website WSB Solutions
- Nieuwsbrief Motoren april 2010
- Nieuwsbrief Gewasbescherming februari 2010
- Nieuwsarchief
Contact
WSB Solutions B.V.
Kade 30, 3371 EP
Postbus 283, 3370 AG
Hardinxveld-Giessendam
KvK 24.41.17.396
BTW 63.18.514.801
T. (0184) 61 88 37
F. (0184) 61 65 52
E. info@wsb-solutions.nl
Digitaal delen met Sharepoint
‘In eerste instantie vond men het hier maar belachelijk’
Een prikbord in de hal is natuurlijk prima, maar of het afdoende is, is een tweede. Helemaal als veel van je mensen buiten de deur werken. Van Noordenne Staal zet daarom sinds april 2009 al haar personeelsinformatie online met Sharepoint. En het werkt. “Het is ondertussen al aardig ingeburgerd.” Corien van Garderen, lid van de werkgroep SharePoint bij Van Noordenne, vertelt.
Familiebedrijf Van Noordenne Staal, sinds 1962, is een toeleverancier van constructie- en wapeningsstaal. Tevens is het een staalvlechtbedrijf en voert het prefab laswerkwerkzaamheden uit. De organisatie kenmerkt zich door een no-nonsense mentaliteit. Veel van de werknemers zijn praktisch ingesteld en vaak buiten de deur, op locatie, werkzaam.
Cultuuromslag
Omdat er sprake is van een grote buitendienst, is een heldere bedrijfscommunicatie onmisbaar maar tegelijkertijd ook lastig te organiseren. Het prikbord in de hal was voor Van Noordenne in ieder geval niet afdoende. Alleen per e-mail of brief kon men iedereen met zekerheid bereiken. Dat moest toch makkelijker én leuker kunnen.
“Alles wat bij zou dragen aan een betere communicatie was in principe welkom.” Corien van Garderen, werkzaam op de projectadministratie Commerciële Afdeling Wapeningsstaal, was de aangewezen persoon om hier eens in te duiken. Ze was al aanspreekpunt voor de algemene website en met een cursus webdesign op zak, was dit voor haar een logische volgende stap. “Het heeft even wat tijd gekost om te bepalen wat we precies wilden en wat er mogelijk was. Dat hebben we samen met WSB Solutions uitgezocht. En het bleek dat wat wij wilden, met SharePoint gerealiseerd kon worden.”
De implementatie zelf, eveneens in samenwerking met WSB-Solutions, liep soepel. “En als er eens iets misging en er lichte paniek ontstond, was men er snel bij om het weer te herstellen. Ik heb dan ook geregeld samen met iemand van WSB achter de computer gezeten om problemen ter plekke op te lossen. Nu ben ik zelf alleen nog bezig met kleine dingen, zoals de vormgeving. Dat kan nog iets beter vind ik; het oog wil immers ook wat.”
Tab
Met een inlogcode kan het personeel nu via de algemene website inloggen op een eigen afgeschermd deel. “Maar goed, de meeste werknemers bij ons zijn niet zo computergericht. Ook de buitenploeg niet. Men was in het begin daarom niet altijd even positief over een dergelijke oplossing via internet. Wat dat betreft, was er wel een cultuuromslag nodig.”
De bedoeling is namelijk dat iedere werknemer geregeld inlogt om zich via SharePoint op de hoogte te houden van het laatste nieuws, de mededelingen en alle ontwikkelingen binnen Van Noordenne. De bedrijfsperiodiek is bijvoorbeeld ook via SharePoint te lezen. Verder staan er allerlei belangrijke documenten en formulieren op: handboeken voor het personeel, mededelingen van de personeelsvertegenwoordiging, de telefoonlijst, de afwezigheidsplanner en de declaratieformulieren.
Hoe meer mensen en afdelingen actief gebruikmaken van SharePoint, hoe uitgebreider het kan worden. “Iedere afdeling kan bijvoorbeeld een eigen tab laten aanmaken. Zo hebben we recent in samenspraak met de afdeling de tab Administratie toegevoegd.”
Ingeburgerd
Voor Van Noordenne is SharePoint vooral bedoeld voor de informatievoorziening. “Er is nog veel meer mogelijk op het gebied van interactief gebruik, maar dat komt nog wel. Vooralsnog hebben wij genoeg aan de gratis WSS versie (Windows SharePoint Services). Die kunnen we in de toekomst eventueel nog uitbreiden met diverse betaalde onderdelen. Het is een ‘ongoing process’ en zal zich steeds meer moeten ontwikkelen. Misschien zouden we ooit bijvoorbeeld met klanten bepaalde documenten, zoals ontwerpen of bouwtekeningen, kunnen uitwisselen.”
Tot die tijd is het dus vooral een communicatietool. En niet alleen wat de zakelijke dingen betreft. Voor een bedrijf als Van Noordenne, heeft SharePoint ook een sociale functie. De onderlinge betrokkenheid tussen medewerkers binnen en buiten is immers lastig tot stand te brengen als je elkaar niet regelmatig spreekt of ziet. Daarom is er bij Van Noordenne op SharePoint ook ruimte voor minder zakelijke onderdelen: de verjaardagen, de verslagen van uitjes, foto’s, de personeelsvereniging en de bedrijfshyves. Zo is het mogelijk om ook op afstand bij te blijven met het wel en wee van de collega’s.
Wat het personeel er uiteindelijk zelf van vindt? “In eerste instantie vond men het maar belachelijk. Want dit was toch niet nodig. Maar toen we er eens wegens werkzaamheden een dagje uitlagen, stond de telefoon roodgloeiend. Ja, het is ondertussen al aardig ingeburgerd.”
-
Partners
