De wereld verandert in hoog tempo, vooral op het gebied van technologie. Deze digitale revolutie heeft gevolgen voor onze manier van leven, maar vooral ook op onze manier van werken. De technologische ontwikkelingen geven ons ongekende kansen en mogelijkheden. De techniek ontwikkelt zich, maar wat is het voor ons mensen moeilijk om onze manier van werken aan te passen. We houden het graag bij het oude. Zonde, want zo profiteren we niet maximaal van de mogelijkheden die de technologie ons biedt.
“Men” zegt dat dat komt omdat we als mensen van nature niet graag willen veranderen. Maar is dat ook zo? Is het niet zo dat mensen best willen veranderen als we maar ergens duidelijk het nut van inzien?
Voor een geslaagde implementatie van eigenlijk elke nieuwe technologie binnen een organisatie is het daarom ook zo belangrijk de voordelen te laten zien aan de gebruikers. De implementatie van een nieuwe softwarepakket, en de daarbij horende nieuwe manier van werken, valt of staat bij, zoals we dat zo mooi noemen, adoptie. Er kan nog zo’n mooi en goed pakket worden geïmplementeerd, maar als de gebruikers het niet goed of gewoon helemaal niet gebruiken is het een gedrocht. Adoptie is het toverwoord.
Voor een geslaagde implementatie is adoptie het toverwoord.
Maar hoe krijg je iedereen mee? We moeten allereerst beseffen dat het een van de grootste misvattingen is dat mensen handige tools automatisch adopteren en dus gaan gebruiken. Mensen gaan niet zomaar iets nieuws gebruiken, ook al klinken de voordelen nog zo mooi.
In eerste instantie gaat het dan ook niet om adoptie van de tool zelf, maar om adoptie van de achterliggende doelen. Er moet een gedeeld besef van de doelen (bijvoorbeeld verbetering samenwerking, kostenbesparing etc.) worden geschapen. Als het doel is geadopteerd, is de kans groter dat de software ook daadwerkelijk gebruikt wordt.
Daarna moet ook nog eens de link worden gelegd tussen de gezamenlijke doelstellingen en de individuele voordelen voor de werknemers zelf. Mensen bewust maken van kostenbesparing en een betere onderlinge samenwerking moet niet zo moeilijk zijn en iedere werknemers zal beamen dat dit belangrijk is. Maar als de werknemer het nut voor zichzelf niet ziet, gaat hij ook niet inzien hoe de tool kan bijdragen aan de gezamenlijke doelen. Daarom is het super belangrijk iedereen de individuele voordelen te vertellen én te laten zien.
Verzamel een team met medewerkers dat als rolmodel fungeert voor de overige medewerkers. In dit team zitten allereerst de belangrijkste belanghebbenden. Ook is het aan te raden om een aantal medewerkers op te nemen die veranderingen bij anderen teweeg kunnen brengen, dus mensen met veel aanzien binnen de organisatie. Daarnaast is het belangrijk ook een aantal critici op te nemen, collega’s die kritisch zijn op veranderingen. Als je hen meekrijgt, is de implementatie van de nieuwe software al voor de helft geslaagd. Met deze critici in het adoptieteam zul je aan de voorkant wat meer tegenwerking en discussie krijgen, maar verder in het proces zijn zij van grote waarde voor de verdere adoptie. Mensen die aanvankelijk het grootste obstakel lijken voor verandering, kunnen zo uw belangrijkste medestanders worden.
Naast uw adoptieteam is het belangrijk de andere collega’s te betrekken bij de plannen. Houd hen regelmatig op de hoogte van waar u mee bezig bent. Zo kunnen ze langzaam wennen aan het feit dat er veranderingen aankomen en voelen ze zich niet gepasseerd. Onderschat de noodzaak van communicatie niet in zulke verandertrajecten!
Een goede interne communicatie moet dan ook topprioriteit zijn. U kunt hierbij denken aan regelmatige updates door iemand uit het adoptieteam aan te laten sluiten bij de al bestaande teamoverleggen, presentaties tijdens bedrijfsbijeenkomsten (bijvoorbeeld kwartaalmeetings) en natuurlijk updates via e-mail of een intranet. Benoem hierbij ook altijd het gezamenlijk doel en de individuele voordelen voor de werknemers.
Als u investeert in software, wilt u ook dat het wordt gebruikt.
Stel een datum voor de ingebruikname van de tool. Mensen vinden het fijn om te weten waar ze aan toe zijn. Start de implementatie met een kick-off meeting voor alle gebruikers. Zo maakt u hen enthousiast over hun deelname en geeft u hen het gevoel dat dit een belangrijke stap is voor de organisatie en dat zij daar deel van uitmaken.
Misschien, nee zeker weten, de belangrijkste voorwaarde voor een geslaagde implementatie is dat u tijd maakt om mensen op te leiden, te ondersteunen en te begeleiden. Zelfs als de tool nog zo makkelijk in het gebruik is. Het opleiden van de mensen bij het (juiste) gebruik van de tool is super belangrijk. Mensen moeten weten hoe ze de software moeten gebruiken. Dat willen ze niet zelf uit moeten zoeken, maar dat moet hen verteld worden en worden voorgedaan. Dus kies niet voor zelfstudie, ook al klinkt dat nog zo mooi. Dan moeten gebruikers zelf in actie komen en dat doen de meesten niet. Beter is om hen bij de hand mee te nemen door middel van plenaire trainingen. Naast dat u iedereen kunt laten zien hoe de tool werkt, geeft het u ook de ruimte om ook hier weer het gezamenlijk doel en de individuele voordelen voor de werknemers te benoemen. Daarnaast biedt u ruimte voor vragen waardoor gebruikers zich gehoord en serieus genomen voelen.
Is de tool eenmaal geïmplementeerd moet het management het goede voorbeeld geven. Goed voorbeeld doet goed volgen. Moeten we hier nog meer over zeggen?…
Tijdens het gebruik van de tool zullen er in de organisatie mooie voorbeelden ontstaan van medewerkers die op een goede of verrassende manier resultaten hebben geboekt met de tool. Zet deze voorbeelden in de kijker. Zo moedigt u twijfelaars aan de software ook te gebruiken en beloont u de collega’s die de tijd genomen hebben om goed na te denken over het beste gebruik van de tool binnen hun werkzaamheden.
