RFI - Request for Information... or Confirmation

RFI – Request for Information… or Confirmation?

Regelmatig worden selectietrajecten voor een nieuw ERP-pakket, al dan niet onder begeleiding van een onafhankelijk adviseur, met een RFI gestart. Daarbij wordt een lijst van leveranciers aangeschreven, met het verzoek deel te nemen. Blegh! 😕 U beduvelt uzelf! 🙈

Ik beduvel me zelf? Huh, wat, waar, waarom?

RFI’s verraden een gebrek aan vertrouwen. Wellicht omdat u eerder een mislukte (ERP-)implementatie heeft meegemaakt, of een verkeerde pakket- dan wel partnerkeuze heeft gemaakt, of misschien omdat u nooit eerder een ERP-selectie heeft gedaan. ERP is een strategische keuze. Het belang is dus groot. Heel begrijpelijk dat u de juiste keuze wilt maken.

Waarom RFI’s en vaak ook externe adviseurs niet werken of hun geld niet terugverdienen

Maar is een RFI nu werkelijk nodig? Weet u, ook de minder goede leveranciers die niet bij u passen en die alleen maar uit zijn op omzetmaximalisatie en orders scoren, gaan uw RFI mooi beantwoorden. Ze geven, net als alle partijen die uw RFI invullen, wenselijke antwoorden, of dat nu waar is of niet. Oh, en voor het geloofwaardige zetten we van een paar minder belangrijke zaken dat ze niet kunnen of maatwerk zijn.

Doel van uw ERP traject
Denk niet in functionaliteiten maar vraag u goed af wat het échte doel is van uw ERP.

Daarnaast is een RFI-vragenlijst meestal gericht op zogenaamde functions & features. Die zijn belangrijk, maar waar draait het nu daadwerkelijk om? U vraagt naar oplossingen zonder dat de ontvanger écht uw probleem kent. Waarom wilt u ERP? Wat is uw doel (SMART geformueerd graag!)? En dan hebben we het niet over randvoorwaarden die u aan uw implementatie stelt (zoals geen maatwerk), maar over wat u écht wilt bereiken?

Is uw adviseur wel zo onafhankelijk?

Een extern onafhankelijke expert inhuren klinkt mooi, maar is uw adviseur echt wel zo onafhankelijk? Nou, onafhankelijk wel, hij heeft zijn eigen bedrijf, maar objectief? Daar valt over te twisten. Oef! Hiermee gooien we echt een knuppel in het hoenderhok en gaan er vast een hoop mensen over ons heen vallen. Onafhankelijkheid is onmogelijk. Het is simpelweg niet mogelijk om alle factoren uit te sluiten (komt nog eens bij dat onderzoek geënt is op het bewijzen van een stelling, dan ben je per definitie al niet meer objectief).

Terug naar onze adviseurs. Vaak hebben deze adviseurs in het verleden bij een software huis gewerkt. Ze adviseren alleen partijen die hun een lidmaatschapsfee betalen (ja, echt waar) of ze hebben eerder met bepaalde software gewerkt en daardoor (onbewust) al een gekleurd beeld. Ze hebben een goede relatie met een softwarehuis die een – onbedoelde – gunfactor heeft. Ga zo nog maar even door. En wellicht is die voorkeur met goede reden hoor, bijvoorbeeld omdat het de beste oplossing is voor uw branche. Maar dan moet u zich afvragen of een selectie echt nodig is. Maar ja, veel adviseurs denken aan hun eigen portemonnee: meer afspraken, meer uren, meer geld.

Het is sterker wanneer een adviseur kan zeggen: ‘De beste oplossing voor uw branche? Ja hoor, die kan ik u zo zeggen, dat bespaart u maanden aan selecties, tijd van uw mensen en een hoop kosten, dus voor een eenmalige fee van x euro vertel ik het u’.

Als RFI’s weinig zinvol zijn. Hoe moet het dan wel?

• Google! Begin bij zelf Googelen! Vandaag de dag is er zoveel informatie online te vinden.
• Netwerk. Vraag eens in uw netwerk rond welke oplossingen zij gebruiken.
• Selecteer maximaal 3 partners. Maak een voorselectie van maximaal 3 pakketten op basis van uw online zoektocht en de adviezen uit uw netwerk. Let op! Vele oplossingen kennen meerdere leveranciers met een branchefocus.

Over ERP kunt u zelf heel veel info vinden via Google
Begin uw zoektocht naar een geschikt ERP-pakket en een -partner niet met een RFI, maar op Google. Dat is een stuk goedkoper.

• Praat! Ga het gesprek met ze aan. Deel met ze wie u bent, wat jullie doen, waarom u een desinvestering doet door de huidige oplossing af te schrijven en wat u wilt bereiken met een nieuwe oplossing.
• Gevoel + vroegtijdig contact met consultant. In de basis kunnen alle oplossingen wel ongeveer hetzelfde. De standaard oplossingen zonder branchefocus zijn iets meer allround, standaardoplossingen met branchefocus meer op uw branche geënt. Beiden hebben voors en tegens, maar heel eerlijk…. belangrijker is een goede partner. Een partner die uw taal spreekt, u begrijpt, consultants die uw vraagstukken begrijpen. Consultants die u adviseren hoe het aan te pakken en die ook ‘nee’ tegen u zeggen en vervolgens doorvragen waarom u iets wilt. Uit ervaring weten we dat de vraag vaak niet goed wordt gesteld. Er wordt iets aangegeven dat men iets wilt wat een oplossing is voor een probleem dat u kent. Wanneer de consultant de vraag achter de vraag weet te herleiden, is deze vraag heel vaak niet meer relevant of goed op andere wijze op te lossen. Daarom wilt u al in een vroegtijdig stadium eens met een consultant praten. Want leuk dat u vertrouwen heeft in de verkoper (contradictie in terminus?), maar met de consultant gaat u samenwerken.
• Bezoek uw potentiële leverancier. Ga langs bij uw potentiële partner. In wat voor pand houden ze kantoor, wat voor auto’s worden er gereden, is het een éénpitter?
• Wordt u wel geselecteerd? Selecteert de mogelijk ERP-partner u wel? Ja u leest het goed. Een goede partner is zeer kritisch op welke klanten hij aan zich bindt. Ontwikkelingen gaan steeds sneller, software ontwikkelt razendsnel, daarom wilt een goede partner klanten die bij ze past. Doen ze dat niet, dan hebben ze op termijn een klant die niet tevreden is. Een goede partner kijkt dus, net als u, naar de lange termijn.

Kortom, u kunt dit zelf ook, doe uw huiswerk en luister ook naar uw gevoel! Dat bespaart u een hoop geld aan een onafhankelijk adviseur, wat u vervolgens kunt investeren in de verdere ontwikkeling van uw organisatie.

😲 Ieuw! Wat zei je daar? Gevoel? Jep, gevoel. Een aantal jaren geleden werd er veel meer zaken gedaan op gevoel en relatie. Immers een samenwerking is voor de langere termijn en dan weet je dat niet alles perfect gaat Het is te vergelijken met een huwelijk. Er zijn ups en downs in de relatie, maar de vraag is of de basis goed is om de downs te overleven. Heeft u vertrouwen dat er voldoende “klik” is? En sluiten de organisatieculturen voldoende aan om verder te komen?

De basis

Een goede start van de relatie is daarin onontbeerlijk. Het kiezen van het juiste ERP-systeem en de juiste partner vormen de basis voor het succes van die relatie.

Het uitzoeken van een huwelijkspartner doet u niet dagelijks, maar ook het selecteren van nieuwe software is geen alledaagse bezigheid. Daarom kunt u hier vast wel wat hulp bij gebruiken. Speciaal voor u hebben we een boekje samengesteld met vijf columns van ERP-expert Guus Krabbenborg. Het is gratis aan te vragen.

Boekje (PDF) aanvragen

 


Werken in de cloud
Microsoft Dynamics
De 3B's van Cyber Security