Nederland is het land van water. En waar veel water is, zijn veel schepen. Veel van onze klanten hebben dan ook te maken met de scheepvaartsector. Het werken aan, of het leveren aan schepen kent enkele bijzonderheden. Zo heeft een schip geen vast adres, maar moeten de werkzaamheden of leveringen plaats vinden op het moment dat een schip in een haven ligt. En wanneer er dan onderhoud verricht moet worden; dan is het wel handig om direct inzicht te hebben in alle service objecten die zich op het schip bevinden. Dit vraagt om een structuur die afwijkt van de traditionele structuur; waarbij serviceobjecten (motoren) rechtsreeks zijn gekoppeld aan een klant. Daarnaast is de facturatie aan de scheepvaart is ook afwijkend aan de die van de reguliere facturatie stromen.
Herkent u deze problematiek? Dan biedt het werken met de scheepsregistratiemodule grote voordelen. U heeft precies inzichtelijk welke motoren zich aan boord van een schip bevinden en welke leveringen er in het verleden zijn gedaan.
Ook wanneer u niet te maken heeft met de scheepvaart, maar wel met klanten die motoren op meerdere fabrieken hebben staan, kunt u deze module gebruiken*. Zo hoeft u minder informatie buiten het systeem om bij te houden en reduceert u de foutkansen in uw proces!
*Overal op deze pagina waar u “schip” ziet staan, zou u daarom ook locatie/fabriek kunnen lezen.
Maar heeft u geen zin om gelijk een consultant over de vloer te hebben? Vul dan hiernaast de 3 velden in en Ingeborg neemt binnen 24 uur contact met u op. Niet per se om gelijk langs te komen – al doet ze dat natuurlijk ook graag ? – maar voor een korte telefonische kennismaking.
Ingeborg Heystek
Adviseur ERP & CRM
FUNCTIONALITEITEN
In de scheepsregistratie is scheepskaart de centrale plek waar u de data voor een schip vast kan leggen en op kan vragen. Een debiteur kan meerdere schepen in gebruik hebben. Aan het schip kunt u weer meerdere serviceobjecten (motoren) koppelen. Wanneer u werkzaamheden moet doen aan een schip, dan volstaat het selecteren van het schip in de serviceorder. Het systeem weet dan bij welke debiteur het schip hoort. U kunt dan direct een keuze maken aan welke serviceobjecten op dit schip u de werkzaamheden wilt verrichten, waarbij u inzicht heeft in de volledige leveringshistorie voor dit schip.
Kenmerkend voor de scheepvaart is dat er meerdere factuurdebiteuren kunnen zijn voor een schip. Onderhoud moet bijvoorbeeld gefactureerd worden aan debiteur A en onderdelen aan debiteur B, terwijl smeermiddelen weer aan debiteur C gefactureerd moeten worden. Dit kan u allemaal aangeven bij de scheepskaart. Wanneer u voor een schip meerdere factuurdebiteuren heeft ingesteld, dan moet de gebruiker in de order een keuze maken uit de betreffende debiteuren. Kent een schip deze structuur niet? Dan wordt bij het aanmaken van de order uiteraard automatisch direct de juiste factuurdebiteur geselecteerd!
Een schip gaat ook nog wel eens over in de handen van een andere eigenaar. Door gebruik te maken van deze module heeft u deze informatie snel inzichtelijk en wordt het onderhouden van de data eenvoudiger. Als een schip wordt overgenomen door een andere partij, hoeft u alleen op de scheepskaart aan te geven wie de nieuwe eigenaar is. Alle gekoppelde objecten zullen hiermee gekoppeld worden aan de nieuwe eigenaar, inclusief de historie!
Voor leveringen aan de zeevaart geldt dat er geleverd mag worden tegen het 0% BTW tarief. Hiervoor moet u wel aan kunnen tonen dat de goederen daadwerkelijk zijn geleverd aan een zeeschip. Hiervoor moet het IMO nummer op de facturen aanwezig zijn. Met deze module is dit standaard het geval.
Zoals elders beschreven kan deze module gebruikt worden voor het koppelen van serviceobjecten aan een schip of bijvoorbeeld een fabriek. We hebben de module in werkelijkheid dan ook niet scheepsregistratie genoemd, maar serviceobject locaties. Per locatie kan er aangegeven worden wat voor type locatie het is: bijvoorbeeld een schip, of een fabriek. Het ligt voor de hand, dat er bij een schip andere eigenschappen en kenmerken vastgelegd moeten worden dan bij een fabriek. Daarom kunt u zelf vrij kenmerken aanmaken en koppelen aan de locatiesoort. Zo kunnen bij een schip de volgende kenmerken van belang zijn: “lengte”, “diepgang”, “kraan aanwezig j/n” en bij een fabriek “VCA Certifcaat vereist j/n”, “ademlucht installatie verplicht j/n”.
Een van de grote voordelen van het werken met deze module, is dat er opgegeven kan worden welke serviceobjecten zich op een schip op een fabriek bevinden. Hierdoor wordt de historie feitelijk ook in twee niveaus gesplitst: er is inzicht in de volledig leverings- en servicehistorie van het schip, maar ook die van het meer gedetailleerde niveau: het serviceobject (motor).
Door deze structuur te gebruiken kunt u ook uw serviceopdrachten efficiënter aanmaken en inplannen. Wanneer er onderhoud gedaan moet worden aan bijvoorbeeld een motor op een schip, ziet er direct welke andere motoren zich ook op het schip bevinden. Zo kunt u besluiten of u direct ook het onderhoud aan de andere motoren uit wil voeren, als u toch aan boord van het schip bent!
Speciaal voor u hebben we dit boekje samengesteld met vijf columns van onafhankelijk ERP-expert Guus Krabbenborg. De columns bieden u praktische oplossingen voor veel voorkomende valkuilen bij de selectie van ERP-systemen.
