“Ik mail dit document naar mezelf, zodat ik er thuis aan kan werken”, “Ik ben niet op kantoor, dus de klant krijgt de offerte morgen”. Herkent u dit? Dan is het tijd over te stappen op Office 365. Microsoft Office 365 geeft uw bedrijf ongekende mogelijkheden. We zetten de vier belangrijkste voor u op een rij.
1. Werken waar en wanneer u wilt
We leven in een mobiele wereld. De moderne werknemer is niet gebonden aan zijn werkplek. De enorme invloed van mobiliteit op ons persoonlijke leven, heeft ook gevolgen voor het verwachtingspatroon ten aanzien van de manier waarop we werken.
Of u nu op kantoor bent of onderweg, met Office 365 kunt u werken waar en wanneer u wilt. Uw vertrouwde Office-programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, maar ook Outlook, kunt u gebruiken op alle apparaten: PC / Mac, tablet, smartphone en het maakt niet uit of u een iOS-, Android- of Windows-apparaat heeft. Office 365 is dus helemaal van deze tijd en maakt “Het Nieuwe Werken” voor u en uw personeel mogelijk zonder grote investeringen.
Met Office 365 haalt u eigenlijk alle middelen in huis die een groot bedrijf ook heeft: zakelijke e-mail op al uw apparaten, agenda’s delen en een centrale plek om documenten op te slaan. Want dat krijgt u er ook nog eens bij. Er zijn zelfs abonnementen met een chatmogelijkheid, zodat u met uw collega’s kunt chatten en online kan videovergaderen.
2. Grip op uw ICT-budget
Office 365 is een Cloudoplossing. U hoeft voor uw Office programma’s dus niet meer te investeren in servers en het onderhoud daarvan. Microsoft verzorgt het onderhoud van de servers en de beveiliging ervan. U neemt Office 365 af als abonnement en rekent af op basis van het aantal gebruikers. Deze kunt u op ieder moment op- of afschalen. Met Office 365 voegt u met één druk op de knop een nieuwe gebruiker toe en met hetzelfde gemak kunt u een gebruiker verwijderen. U betaalt dan ook niet meer voor die gebruiker. En dit alles doet u zonder zorgen over de samenwerking tussen uw medewerkers, want iedereen gebruikt dezelfde software.
3. Veilig
Steeds meer ondernemers zetten hun angst om data in de cloud te zetten overboord. En terecht, want uw data staat in de cloud net zo veilig als op een server bij u op locatie. Waarschijnlijk staat het in de cloud zelfs veiliger. Dus wanneer u overstapt op Office 365 zijn uw gegevens veilig. Zie onderstaand film van Microsoft over hun beveiligingsbeleid:
In tegenstelling tot heel veel clouddiensten, ben je bij Microsoft eigenaar van je data als je deze bij hen in de cloud zet. Microsoft is de dataverwerker, zelf ben je data-eigenaar. Bij veel clouddiensten (zoals WeTransfer en Dropbox) ben je geen eigenaar meer van de data op het moment dat je de voorwaarden van de dienst accepteert.
4. Altijd up-to-date
Office 365 werkt zichzelf automatisch bij. Zo heeft u altijd de beschikking over de nieuwste functies. Hier hoeft u niets voor te doen en het gebeurt vrijwel zonder dat u het merkt. U hoeft geen tijd meer te reserveren en updates in het weekend te plannen. De automatische updates hebben dus geen gevolgen voor uw productiviteit.
Daarnaast kunt u bij veel Office 365-abonnementen ook de desktopversie van Office downloaden. Zo kunt u Word, Excel, PowerPoint, Outlook etcetera op uw PC installeren, zodat u ook kunt werken als u geen verbinding met het internet heeft.
En het mooie is: u hoeft niet voor de updates te betalen. De kosten voor het up-to-date houden van de software zit in het abonnementsgeld dat u per maand betaalt. U bent af van grote investeringen voor software-updates en er is geen tussenkomst meer nodig van IT’ers. Althans, voor de updates niet meer.
Voor upgrades – let op het verschil met updates – naar een nieuwe versie, bijvoorbeeld van Office 2013 naar Office 2016 is vaak wel tussenkomst van IT-experts nodig. Denk daarbij bijvoorbeeld aan zakelijke / remote desktop omgevingen waar installatie van software op de werkstations is afgeschermd door middel van admin rechten. Of bij situaties waarbij maatwerkkoppelingen zijn gemaakt waar rekening mee moet worden gehouden bij een upgrade.
De voordelen van Office 365 zijn groot en creëert een zakelijke omgeving waar u tien jaar geleden alleen nog maar van kon dromen. Er is wel één maar: de inrichting van Office 365 is niet zo gemakkelijk als soms (ook door Microsoft) wordt gezegd. Hulp van (gecertificeerde) IT’ers is nog wel sterk aan te raden.
Installatie Office 365 uitbesteden?
Een goede installatie en implementatie van Office 365 binnen uw bedrijf is het halve werk. Dan weet u zeker dat alles goed werkt en blíjft werken. Wilt u daar eens onder het genot van een kop koffie over sparren met een van onze (gecertificeerde) specialisten? Vult u dan onderstaand formulier in en we nemen contact met u op. Uiteraard kunt u ook altijd contact met ons opnemen als u dat prettiger vindt.
