Harde schijf, OneDrive, Microsoft Teams of SharePoint? Waar sla je je bestanden eigenlijk op? En wanneer sla je het op? Het is best eenvoudig, maar je moet het net effe weten. Ik leg het uit in deze blog.
Jarenlang waren we gewend om te werken vanuit een applicatie. Je startte Word, Excel, PowerPoint en begon aan een bestand. Zodra je klaar was, ging je nadenken over waar je het op zou slaan. Op je harde schijf of in OneDrive als het bestand voor jezelf was. Ging het om een bestand dat je wilde delen met een team of afdeling, dan bewaarde je het bestand in Microsoft Teams of in SharePoint. Eigenlijk een vreemde volgorde, want wat als je een half uur bezig bent en je laptop valt uit? Dan is al je werk verdwenen…
Het is natuurlijk veel slimmer om een bestand al op te slaan op het moment dat je begint met werken. Denk vooraf na over de naam, en over de locatie. Op het moment dat je bestand is opgeslagen, wordt het voortdurend bijgewerkt. Versiebeheer wordt automatisch geregeld, en als je laptop uitvalt, is al je kostbare werk niet voor niets geweest.
Waar je het op moet slaan? Eigenlijk zijn er nog steeds twee smaken:
– Werk je aan een bestand dat bedoeld is voor jezelf? Sla je document dan op in OneDrive.
– Werk je aan een bestand dat bedoeld is voor je afdeling of team? Sla je document dan op in Teams.
Sla je een bestand op in OneDrive en bedenk je later dat je er toch met je collega’s aan verder wilt werken? Dan kun je besluiten het bestand – of de hele map waar het bestand in staat – te delen met specifieke gebruikers. Is het echt een teameffort geworden? Ga dan naar het betreffende team in Microsoft Teams en upload het bestand daar.
Iets opslaan in SharePoint of in Teams, daar is nog weleens verwarring over. Eigenlijk is Teams de communicatieschil, de productiviteitsschil om SharePoint heen. Het bestand staat feitelijk in SharePoint, maar je communiceert erover in Teams. Ofwel: als je in Teams naar een bestand gaat, dat staat dat eigenlijk in SharePoint.
Als je naar je bestanden in OneDrive gaat, zie je naast de naam van het bestand een wolkje of een groen vinkje. Zie je een wolkje, dan staat het bestand in de cloud. Zodra je op zo’n bestand klikt, wordt het lokaal op je laptop gezet en zie je een groen vinkje. Als dan je internetverbinding wegvalt of even heel traag is, heb je toch toegang tot je bestand. Staan er twee blauwe pijltjes, dan is het bestand nog aan het uploaden of synchroniseren. Staat er een icoontje van een persoon naast je bestand, dan betekent dat het bestand gedeeld is met andere(n). Zo zie je in een oogopslag of anderen toegang hebben tot jouw bestand en of het lokaal staat of nog aan uploaden is of al in de cloud staat.
Door de icoontjes in OneDrive zie je in een oogopslag de status van je documenten en of je ze gedeeld hebt met anderen.
