Steeds meer bedrijven in het MKB maken gebruik van Microsoft Teams, het samenwerkingsplatform binnen Office 365. En dat is niet zo vreemd, want Teams helpt effectiever samen te werken, slimmer te vergaderen en de productiviteit te verhogen. Dat zijn dingen die elk bedrijf wilt, toch? Met de nieuwe beschikbaarheid van alle professionele telefonie- en vergaderfuncties van Skype for Business in Microsoft Teams krijgt slimmer vergaderen een hele nieuwe dimensie.
Naast het gebruikelijke chatten en documenten delen en bewerken worden nu ook online meetings en (video)bellen volledig ondersteund. Kort samengevat zijn alle functionaliteiten van Skype for Business nu ook in Teams beschikbaar en is Teams daarmee een volwaardig communicatieplatform geworden. Skype for Business wordt uitgefaseerd en Microsoft Teams is de primaire client in Office 365 voor wat Microsoft “Intelligent Communications” noemt.
Online meetings en (video)bellen worden nu volledig ondersteund in Microsoft Teams.
Maak kennis met de vele nieuwe functionaliteiten voor online meetings en telefonie binnen Teams:
1-op-1 meetings en groepsvergaderingen zijn aan de orde van de dag. Sterker nog, ongeveer een derde van onze werktijd bestaat tegenwoordig uit meetings en vergaderingen. Maar wat levert ons dat nou op? Naast goede afstemming (althans, dat hopen we dan maar…) ook een hoop frustratie. Onderzoek wijst uit dat 60% van de deelnemers meer uit deze meetings wil halen. Het merendeel van de ondervraagden vindt het lastig om meetings in te plannen en op te starten, ondervindt technische problemen of ervaart ze als niet productief (bron: Microsoft funded research, 2018).
Resultaten Microsoft funded research 2018
Het is natuurlijk niet zo dat als u Teams gaat gebruiken al deze problemen zijn opgelost, maar met Teams verhoogt u zeker de gebruikerservaring en de productiviteit. Zo plant u eenvoudig meetings en presentaties in met collega’s, klanten en leveranciers tot maar liefst 250 deelnemers (al vraag ik me af of dat wel efficiënt kan zijn ?). U kunt deelnemers opvangen in een virtuele wachtruimte en eerst kwalificeren voordat ze aan het gesprek mogen deelnemen. Als er technische of netwerkproblemen zijn met de internetverbinding van sommige deelnemers is er nu “dial-in fallback” support; deelnemers kunnen dan via een telefoonverbinding aan de meeting deelnemen zodat niemand ook maar iets hoeft te missen.
Er is een Microsoft Teams client voor alle platforms; PC, Mac, Android, iOS en web. Dus u kunt ook deelnemen aan online meetings vanaf uw mobiel. Teams biedt zelfs de mogelijkheid om eenvoudig foto’s, PowerPoint-presentaties en live video’s vanaf uw mobiel te delen. Ook kunt u de meetings opnemen met de recording functionaliteit. En dit alles vanuit één samenwerkingsplatform.
Een belangrijke functie van Teams is de mogelijkheid om te chatten. Heeft u weleens chats met collega’s, klanten of leveranciers in het buitenland? Vaak communiceren we dan in het Engels omdat dit voor beide partijen de beste oplossing (lees de meest acceptabele oplossing) is. Met de nieuwe vertaalmogelijkheden kan iedereen online berichten vanuit de eigen moedertaal sturen. Zo kunt u met een Spaanse collega in het Nederlands chatten of met een Duitse of een Franse. Ideaal voor gebruikers die geen oneindig grote talenknobbel hebben.
Er verandert voor het MKB veel op het gebied van telefonie. Veel bedrijven denken al aan online bellen (of gebruiken al Skype for Business), maar het merendeel belt nog steeds op de traditionele manier. Met de recente aankondiging dat KPN in 2019 met haar ISDN-lijnen stopt komt de mogelijkheid voor online bellen met Teams op het juiste moment. Met het nieuwe optionele (afhankelijk van je Office 365 abonnement kan er een meerprijs gelden) telefoonsysteem krijgt u de beschikking over een volwaardige professionele telefonie oplossing binnen Microsoft Teams. Zo kunt u eenvoudig telefoongesprekken overnemen, delegeren, in de wacht zetten of in een groep plaatsen. Ook is er out-of-office support beschikbaar. Alle professionele telefoniefuncties die al in Skype for Business online aanwezig waren, zijn nu ook beschikbaar in Teams.
Uw eigen telefoon provider blijven gebruiken, maar wel van alle voordelen van Teams profiteren? Dat kan met Direct Routing. Hiermee koppelt u Teams aan het telefonienetwerk van uw bestaande provider. U kunt natuurlijk ook kiezen, dat is de standaard optie, om gebruik te maken een telefoonabonnement van Microsoft.
Bent u benieuwd naar de (nieuwe) mogelijkheden van Teams voor uw organisatie? Uiteraard komen we graag bij u langs om u er alles over te vertellen, maar misschien is het leuker om bij ons langs te komen. We organiseren regelmatig evenementen bij ons op kantoor.