Iedereen kent Word, Excel en PowerPoint en we hebben er allemaal wel eens mee gewerkt. De versies in Office 365 maken het opstellen, bewerken en delen van Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden nog gemakkelijker. In dit artikel een aantal handigheidjes om nog meer uit deze programma's te halen.
In dit artikel gaan we uit van Word, Excel en PowerPoint zoals dat in Office 365 wordt aangeboden. Omdat deze continu wordt geüpdate kunnen we hier niks zeggen over een versienummer.
Genoeg introductie. Op naar de handigheidjes / tips. We beginnen met Word.
Handigheidjes in Word
Word tip 1: Word Onderzoek en Schrijfassistent
Word in Office 365 kent allerlei slimme manieren om u te helpen met uw document. Zo kent het de zogenaamde Word Onderzoek waarin gemakkelijk naar informatie over elk denkbaar onderwerp gezocht kan worden. De bronnen die Word Onderzoek gebruikt zijn rechtstreeks vanuit uw Word bestand bereikbaar en met één klik toe te voegen. Tevens kent Word 2016 de Schrijfassistent. Deze helpt niet alleen met spelling en grammatica, maar geeft ook suggesties voor de schrijfstijl. Zo wordt het schrijven van een goede tekst een makkie.
Word tip 2: Samenwerken in Word
Door de integratie met OneDrive voor Bedrijven, SharePoint en Teams is het gemakkelijk om samen te werken aan documenten. Er kan gechat worden en met de functie Wijzigingen Bijhouden kan iedereen wijzigingen aan de tekst, lay-out en opmaak zien.
Werkt u niet tegelijk aan hetzelfde document, dan gebruikt u de functie Deel Informatie. Hiermee nodigt u met een enkele klik anderen uit om uw documenten te bekijken of te bewerken. Toegangsmachtigingen zijn eenvoudig te beheren en u ziet direct wie er aan een document werkt. En door een verbeterde versiegeschiedenis kunt u gemakkelijk terugkeren naar eerdere concepten.
Word tip 3: Documenten opmaken
Word staat bekend als tekstverwerkingsprogramma, maar werd en wordt vaak gebruikt om documenten op te maken. De mogelijkheden daarvoor zijn in Office 365 flink uitgebreid waardoor u documenten op de gewenste manier kunt ontwerpen.
Word tip 4: PDF-bestanden bewerken
Ook een handige nieuwe optie: het openen en bewerken van PDF-bestanden. Open een PDF in Word en bewerk inhoud, zoals alinea’s, lijsten en tabellen, alsof alles in Word is gemaakt. Nadat u uw wijzigingen hebt doorgevoerd, kunt u alles opslaan als PDF of als een Word-document.
Handigheidjes in Excel
Excel is misschien wel, samen met Word, het bekendste programma uit Office 365. We hebben er allemaal wel eens een spreadsheet mee gemaakt. Excel in Office 365 kent een paar hele handige opties.
Excel tip 1: Excel Ideeën
Excel in Office 365 is uitgerust met intelligentie waarmee patronen worden herkend en ingevoerde gegevens worden georganiseerd en resterende gegevens automatische worden aangevuld. Ook voert Excel complexe analyses uit. Het vat uw gegevens samen in previews van draaitabelopties, zodat u ze kunt vergelijken en de tabel kunt kiezen die volgens u het beste is.
Excel tip 2: Samenwerken in Excel
Met Office 365 is het gedoe met versies van Excel bestanden (en andere Office bestanden) verleden tijd. Door bestanden met OneDrive voor Bedrijven of SharePoint via de cloud te delen heeft iedereen altijd de laatste versie. Anderen kunnen ze bekijken, bewerken en eraan samenwerken.
Wanneer een Excel bestand eenmaal in OneDrive voor Bedrijven of SharePoint is opgeslagen kunnen meerdere mensen er in realtime aan samenwerken via Excel Online. Terwijl verschillende mensen veranderingen doorvoeren in het document, zorgt de verbeterde versiegeschiedenis in Excel ervoor dat u de eerdere conceptversies kunt bekijken of hiernaar terug kunt gaan.
Excel tip 3: Mooie grafieken en diagrammen maken
Op basis van de gegevens in uw tabellen kan Excel de grafieken en diagrammen aanbevelen die gegevens het beste visualiseren. U bekijkt snel voorbeelden van de opties waardoor u heel gemakkelijk de juiste grafiek en/of het diagram kiest. Wanneer je u de manier ziet die dit het beste doet, past u met één klik opmaak, sparklines, diagrammen en tabellen toe.
In Excel in Office 365 zijn nieuwe, moderne grafieken en diagrammen toegevoegd waardoor u uw gegevens op een frisse, nieuwe manier kunt presenteren. Daarnaast is het ook gemakkelijker geworden om belangrijke waarden met balken, kleuren en pictogrammen visueel te markeren.
Ook is er de functie voor prognoses. Met één klik kunt u prognoses maken op basis van uw ingevoerde gegevens en maakt u in één klik toekomstige trends zichtbaar.
Handigheidjes in PowerPoint
Een PowerPoint bestand is inmiddels bijna synoniem aan een ‘presentatie’. En terecht, want de mogelijkheden om krachtige presentaties te maken zijn talrijk.
PowerPoint tip 1: Gebruik PowerPoint Designer en Morphing
Met de PowerPoint Designer maakt u de mooiste presentaties. Dankzij de ontwerpopties vergroot u de visuele impact van uw presentatie in twee eenvoudige stappen: voeg een afbeelding toe en kies uw favoriet.
Maar dat is niet alles. Met de optie Morphing maak je de mooiste effecten. Zo komt uw presentatie tot leven en zult u indruk maken op uw publiek.
U maakt uw presentaties levendiger met een interactieve dia waarmee u snel en handig uw presentatie kunt doorlopen. Vanuit die ene interactieve dia zoomt u in of uit op gedeelten van andere dia’s in uw presentatie. Een mooi effect waardoor u uw publiek weet te boeien.
PowerPoint tip 2: Samenwerken in PowerPoint
Daar is ie weer: met Office 365 is het gedoe met versies van PowerPoint bestanden (en andere Office bestanden) verleden tijd. Sla uw bestanden op in de cloud op Teams, OneDrive of SharePoint. Wanneer u anderen machtigt, beschikken ze over de nieuwste versie van het PowerPoint bestand en kunnen ze het bekijken en bewerken.
Net als met Word- en Excel-bestanden kunt u samen aan hetzelfde bestand op hetzelfde moment werken.
PowerPoint tip 3: Weergave voor Presentator
Handig voor u als presentator is de optie Weergave voor Presentator. Wanneer u de presentatie via bijvoorbeeld een beamer op een scherm projecteert, ziet u op uw eigen scherm de huidige dia, maar ook uw sprekersnotities en de volgende dia in de serie.
En wanneer Automatisch uitbreiden actief is, verschijnen uw dia’s automatisch op het juiste scherm. U hoeft niet te rommelen met instellingen of apparatuur. Wel zo gemakkelijk en geruststellend.
Ontdek nóg meer handigheidjes
