Eigen app maken WSB
Stefan Klop
14 september 2020

Zelf een app maken met Power Apps: praktijkvoorbeeld

Heb je wel eens overwogen om een app te maken? Misschien heb je dan ook wel eens gelezen over Power App, of misschien wel eens geprobeerd om een app in elkaar te klikken of al een training gevolgd, maar nu wil je Power Apps echt gaan inzetten bij je bedrijf. Waar begin je, waar wil je Power Apps voor gaan gebruiken (en waarvoor niet)? In onderstaande blog neem ik je mee in mijn ervaring met de eerste Power App die voor WSB Solutions is ontwikkeld: de WSB Inschrijvingsapp.

Het idee

Al bij de eerste kennismaking met Power Apps schoten er een hoop ideeën door mijn hoofd. De mogelijkheden die het platform biedt zijn praktisch oneindig, dus dat was niet eens verrassend.
Ook diverse collega’s hadden van de nieuwe ontwikkelingen gehoord en kwam ook met ideeën.

Een kleine greep uit de geopteerde ideeën:

  • Inventarisatie
    Voor het tellen van de voorraad
  • Contractvormen opvragen van klanten
    Snel inzicht welke contractvormen een klant heeft
  • Aanmelden collega’s
    Welke collega’s zijn aanwezig bij WSB?
  • Koffie app
    Welke collega’s wilt wat voor koffie bij een koffieronde?
  • Broodjes bestellen
    Elke vrijdag worden er broodjes besteld. Wie wilt welk broodje en de afwikkeling van de betaling
  • Ziek -en betermelden
    Proces omtrent ziek -en betermelden automatiseren in een app
  • Declareren
    Proces omtrent declareren automatiseren in een app
  • Vakantie en vrije dagen aanvragen
    Proces omtrent vakantie en vrije dagen aanvragen afvangen in een app

Stuk voor stuk goed ideeën, maar na kritische overweging wellicht niet hét idee voor de eerste app.

De eerste app moet namelijk direct raak zijn. Het vertrouwen van je collega’s en het MT moet direct gewonnen worden met deze app. Als deze app namelijk niet direct lukt, is de kans namelijk groot dat er voor een volgende app een stuk minder draagvlak zal zijn.

Een paar overwegingen die je kan maken om dit voorkomen:

  • Is het proces wat je wilt automatiseren simpel?
    Zeker om te beginnen wil je niet een te complex proces automatiseren. Begin simpel & doe ervaring op. Ook een intern budget opvragen gaat makkelijk als het minder tijd kost.
  • Is het proces wat je wilt automatiseren niet bedrijfskritisch?
    Snijd jezelf niet in de vingers door direct een bedrijfskritisch aan te willen aanpakken. Als dit proces hapert of stilvalt, heb je direct het hele bedrijf aan je bureau staan.
  • Wordt het proces veel gebruikt?
    Schot voor open doel: je wilt snel (positieve) reacties op de app. Als een proces niet vaak gebruikt wordt, zal dit ook langer op zich laten wachten
  • Zijn er alternatieven beschikbaar?
    Als andere software, die al ingezet wordt, dezelfde of gelijkwaardige functionaliteit biedt, gebruik die dan. Vaak werken gebruikers al in deze software en zal dit toch een stuk makkelijker zijn om in eerste instantie te gebruiken
  • Ben je niet aan het automatiseren om maar te automatiseren?
    Waar een enkel mailtje of belletje meer dan voldoende is, zullen gebruikers niet snel grijpen naar je app.

Door op deze manier kritisch de idee te analyseren, waren alle ideeën wel goed maar niet voor een eerste app. Lastig, lastig, lastig. En nu…

Toen gekozen om het idee even te laten rusten. De ‘normale’ bedrijfsvoering ging ook gewoon door en wellicht komt een idee aanwaaien.

En dat kwam gelukkig: op een maandagmorgen begin dit jaar lag er bij binnenkomst op kantoor op  de balie bij de receptie een A4-tje en een pen. Nieuwsgierig zoals ik ben even kijken wat het was.

idee voor app eureka

Het bleek een registratie van bezoekers te zijn voor onze ISO-certificering. Bezoekers moesten hun naam, aankomst & vertrek en voor wie ze kwamen opschrijven. Aan het einde van de dag werd de A4 vernietigd wegens AVG.

Dit klink als een schot in de roos: simpel proces, niet-bedrijfskritisch proces (eventueel A4 nog voor de zekerheid achter balie als back-up houden), elke dag hebben we bezoekers over de vloer welke zich verplicht moeten registeren & geen (digitale) alternatieven beschikbaar. Voor een automatiseringsbedrijf als WSB straalt een app voor inschrijving veel meer uit dan een simpel A4.

Gaan dus!

De uitvoering

Pas op om niet direct de diepte in te duiken met het ontwerpen van de Power App. Zorg eerst voor voldoende draagvlak binnen je organisatie om de verwachtingen te managen. Concreet voor deze case heb ik hiervoor het volgende gedaan

  • Idee voorgelegd bij de receptie. Deze (key-) gebruikers zullen het meest in aanraking komen met de app
  • Verwachte budget voorgelegd met de directeur. Intern verifiëren of het MT het idee voor dit budget wel ziet zitten. Ook direct een sponsor regelen die achter het idee staat, kan zeker geen kwaad
  • Plan van aanpak overlegd met mijn directe manager. Dit voor de afstemming van mijn uren, verwachte doorlooptijd en of er capaciteit voor is / gemaakt kan worden
  • Technische details gespard met een collega. Is mijn idee voor de uitvoering wel in orde?

Bij alle seinen op groen uiteindelijk pas aan de slag gegaan.

Het ontwerp
Natuurlijk altijd leuk om het ontwerp te bespreken. Dit wil ik toch even kort en krachtig doen. Als je hier meer over wilt weten, neem graag contact met ons op.

Voor het ontwerp was ik begonnen op een kladje. Hierbij het proces zo simpel mogelijk gemaakt (uitbreiden kan altijd) en waar mogelijk gebruik gemaakt van (online) Microsoft producten.

Het proces is als volgt geworden (en het kladje heb ik even netjes digitaal gemaakt aangezien mijn handschrift wellicht niet door iedereen te lezen is)

  1. Bezoeker komt binnen
  2. Bezoeker meldt zich in Power App. Hij/zij registreert
    1. Naam
    2. Bedrijf
    3. Medewerker van WSB waarvoor het bezoek is
    4. Leest en geeft akkoord voor huisregels
  3. De inschrijving wordt geregistreerd op Sharepoint
  4. De medewerker van WSB krijgt een bericht via Teams dat het bezoek gearriveerd
  5. Als de bezoeker weggaat schrijft hij zich uit
  6. Elke nacht draait er een proces die alle inschrijvingen van die dag verwijderd

App aanmelden receptie proces

Aandachtspunten

  • Alle werknemers van WSB staan in Azure Active Directory. Dit zijn wel alle actieve gebruikers. Het mailadres staat hier ook in
  • Het bericht Teams kan via een flowbot gepost worden. Dit is een standaard optie in Power Automate.
  • Sharepoint Online is makkelijk te benaderen door PowerApps via standaardfuncties. Sharepoint heeft hierdoor ook de voorkeur boven Excel. Een lijst is ook meer dan voldoende.
  • Elke nacht zal een Power Automate de Sharepoint-lijst opschonen

Het vervolg

Nadat de Power App gereed was (en trots op het resultaat), heb ik deze voor live-gang nog aan alle betrokken gedemonstreerd. Natuurlijk nog een paar kleine (voornamelijk) visuele aanpassingen doorgevoerd. Ook hiervoor nog met een collega van Marketing gespard welke een paar goed ideeën voor de lay-out had.

Een mooie tablet laten bestellen en inmiddels staat deze met de Power App al enkele maanden bij de receptie.

App aanmelden receptie WSB Solutions

De reacties (intern en extern) zijn positief en dit biedt draagvlak voor nieuwe apps. We hebben er al weer een paar in de pijplijn en ook één hele interessante waar een komende blog over zal gaan.

Ook zijn we intern bezig om de WSB Inschrijvingsapp te standaardiseren, zodat we deze bij onze klanten kunnen uitrollen. Wordt dus vervolgd.

Meer weten?

Schroom niet om te bellen of te mailen.

Stefan Klop
Stefan Klop
(0184) 74 44 70
s.klop@wsb-solutions.nl
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.