Zo koppel je apps aan Microsoft Teams

Bij WSB Solutions gebruiken we Microsoft Teams intensief. En we zijn erg enthousiast. Onze ervaring is dat er veel minder intern gemaild wordt en dat bestanden en documenten eenvoudig kunnen worden gedeeld en makkelijk terug te vinden zijn. Door de koppelingen met andere Office 365 en externe apps heb je alle informatie op één centrale plaats waardoor je veel minder tussen applicaties hoeft te schakelen. Dit helpt om efficiënter te werken en maakt samenwerken makkelijker.

Er zijn voor Microsoft Teams al een paar honderd koppelingen en integraties met apps van allerlei leveranciers beschikbaar. En er worden vrijwel dagelijks nieuwe apps toegevoegd in de Teams Store. Iedere teambeheerder kan zelf, vanuit de Teams Store, applicaties aan zijn team toevoegen en zijn team zo helemaal op maat inrichten. Je hoeft dus geen technische kennis te hebben, vanuit de Teams Store voeg je met een paar klikken een app aan je team toe.

Om uit te leggen wat de voordelen van externe apps in Teams zijn, kan ik het beste een aantal voorbeelden noemen. Er zijn echter veel meer mogelijkheden dan ik in deze voorbeelden kan tonen; kijk daarom vooral zelf in de Teams Store om te kijken welke apps beschikbaar zijn.

Tabs

Er zijn verschillende soorten koppelingen mogelijk. De eerste categorie is “Tabs”; dit zijn apps die je een eigen tabblad kunt geven in Teams. In dit tabblad kun je dan de app gebruiken zonder de applicatie zelf te moeten openen (de mogelijkheden verschillen per app).

Jira Cloud

Een voorbeeld van een “Tab” koppeling is Jira Cloud. Veel software development teams gebruiken Jira om alle te ontwikkelen functies te plannen en de voortgang te bewaken.

Voor Jira is een koppeling beschikbaar waardoor je direct vanuit Teams de Jira issues van je project ziet en kunt bespreken met je team. Per team en per kanaal is instelbaar welk project je precies wilt zien, welke issues, etc. Zo kun je bijvoorbeeld voor ieder project een apart kanaal openen en hier het juiste Jira project aan koppelen.

Visual Studio Team Services (VSTS)

Een andere veel gebruikte applicatie voor het managen van software development projecten is Visual Studio Team Services (VSTS).

VSTS is een product van Microsoft dus ook voor VSTS heeft Microsoft natuurlijk een koppeling met Teams gemaakt. Net als de Jira koppeling, biedt ook de VSTS koppeling de mogelijkheid je projecten aan een tab in Teams te koppelen. Je kunt zo bijvoorbeeld je Kanban boards rechtstreeks vanuit Teams openen en bewerken.

Freehand

Een derde en laatste voorbeeld is de koppeling met Freehand van Invision.

Deze applicatie wordt veel door creatieve teams gebruikt om ontwerpen te maken, bijvoorbeeld voor een website. Door de integratie met Teams kan een ontwerpteam in Teams snel en interactief samenwerken aan een ontwerp, discussiëren over alternatieven, etc.

Connectors

De tweede categorie koppelingen zijn de “connectors”. Waar een “tab” in feite een applicatie laat zien in een apart tabblad, stuurt een connector meldingen van een externe applicatie als chatberichten rechtstreeks naar een kanaal. In het gespreksoverzicht kan ieder teamlid deze berichten zien en volgen.

Jira

Als eerste voorbeeld neem ik weer Jira. Je kunt instellen welke projecten je aan een Team en kanaal wilt koppelen en ook welke updates je vanuit Jira wilt ontvangen.

Vervolgens ontvang je, real-time, updates van je Jira project in Teams. Via de links in het bericht kun je direct doorklikken naar het betreffende issue in Jira.

Google Analytics

Een ander voorbeeld is de Google Analytics connector.

Google Analytics wordt, bijvoorbeeld door Marketing teams, veel gebruikt om het verkeer naar een website te volgen en te analyseren. In de connector stel je eenmalig in voor welke websites je de rapportage wilt ontvangen, hoe vaak je de rapportages wilt zien en in welk team en kanaal de meldingen moeten verschijnen. En vanaf dat moment ontvang je je rapportages in Teams.

RSS Feeds

Laatste voorbeeld is een connector voor RSS feeds. Met deze connector kunnen updates van iedere website die RSS feeds ondersteunt in een team en kanaal worden gepubliceerd. Voor bijvoorbeeld een IT Support team kan het handig zijn om dagelijks een overzicht van de Microsoft technische security updates te ontvangen. In dat geval zet je de RSS connector aan voor het team/kanaal waarin je de updates wilt zien.

En vervolgens verschijnt er dagelijks een chatbericht met de updates van die dag.

Bots

Een bijzondere categorie van externe apps zijn de bots. Bots maken gebruik van kunstmatige intelligentie om jou en je team te helpen met bepaalde taken. Zie een bot als een extra teamlid waarmee je kunt chatten en via chat vragen kunt stellen en opdrachten kunt geven. Op dit moment verstaan bots nog geen Nederlands, alleen Engels.

Een paar voorbeelden om duidelijk te maken wat een bot kan doen.

SecretaryBot

Via de Teams Store heb ik “SecretaryBot” toegevoegd aan mijn team om sneller meetings met mijn teamleden te kunnen plannen. Wanneer ik een meeting wil plannen, type ik @SecretaryBot in een chatvenster en ik krijg te zien wat de mogelijkheden zijn.

In dit geval dus een meeting plannen met mijn teamleden.

De bot vraagt hoe lang de meeting moet duren.

Zodra ik daar antwoord op heb gegeven, kijkt de bot in de agenda van mijn teamleden en mij en plant een meeting in. Deze wordt in de Outlook agenda ingepland.

Kayak

Een tweede voorbeeld van een bot is KAYAK; deze bot is bedoeld voor teams die veel reizen. KAYAK helpt om vluchten en hotels te zoeken. Wanneer ik bijvoorbeeld een vijfsterren hotel in Amsterdam zoek voor komend weekend, kan ik dat als volgt aan KAYAK vragen:

Een klik op één van de links brengt je vervolgens direct op de reserveringspagina van het hotel waarbij alle data direct zijn ingevuld.

Polly

Laatste voorbeeld is Polly; een handige bot om snel de meningen in je team te vragen. Je geeft Polly een vraag (dit kan ook in het Nederlands) en een aantal antwoordkeuzes.

Polly maakt vervolgens automatisch een poll voor je aan. Alle teamleden kunnen stemmen en de resultaten worden direct, voor iedereen inzichtelijk getoond in het Polly tabblad (Polly is een app die zowel een bot als een tab heeft).

Andere apps

Kijk vooral zelf in de Teams Store naar jouw favoriete apps en probeer ze eens uit. Er komen regelmatig nieuwe apps bij en bestaande worden uitgebreid waardoor er steeds meer mogelijk is.

Deel 1, 2 en 3

Benieuwd naar de vorige drie blogs over Microsoft Teams?

1. Verandert Microsoft Teams onze manier van werken voorgoed?
2. Microsoft Teams: De nieuwe manier van samenwerken
3. Haal nog meer uit Office 365 met Microsoft Teams