Hegner & Ko uit Spijkenisse werkte al vanaf 2012 met Microsoft Dynamics NAV. In december 2020 stapte ze over op de opvolger van Dynamics NAV: Business Central. Waarom maakten ze die keuze? Hoe bevalt het werken met Business Central? En wat levert het op? We vragen het Joey Koenekoop, veelgebruiker van het ERP-systeem.
Hegner & Ko is importeur van en groothandel in gereedschappen en (houtbewerkings)machines. Joey: “De merken die we leveren zijn gespecialiseerde merken, zoals Proxxon, Vogel, Hegner en Kaufmann. Ons assortiment bestaat uit gereedschappen voor specialisten, zoals figuurzaagmachines die eigenlijk alleen op scholen staan. Naast scholen leveren we ook aan ziekenhuizen, de bouw en industrie. Ieder merk heeft eigenlijk zijn eigen doelgroep. Ik ben, net als iedereen eigenlijk binnen ons bedrijf, manusje van alles. We doen hier alles samen. Dus ook de besluiten over ICT doen we samen.”
In 2000 was dat nog anders. Rob Koenekoop, vader van Joey, richtte het bedrijf toen op startte met Exact. Joey: “Dat draaide gewoon op één computer. Meer was nog niet nodig. Toen mijn vader dat wilde uitbreiden naar meerdere computers, omdat we groeiden, moesten we zo’n hoog bedrag extra betalen dat we daarmee gestopt zijn.”
Na een korte tijd ook nog met Mammoet gewerkt te hebben (“prima programma hoor, maar ook dat werd steeds duurder”) kwam Hegner & Ko via-via in 2012 bij Dynamics NAV en WSB Solutions terecht. Acht jaar werkten ze met Dynamics NAV en in december 2020 stapten ze over naar Business Central. “Omdat het simpelweg tijd was voor vernieuwing. Een hoop dingen die niet in NAV konden, kunnen in Business Central wel. Met NAV kreeg je geen updates dus werkte je de laatste jaren met een verouderd systeem. Dus heb ik erop gehamerd om over te stappen naar een online programma, naar een systeem in de cloud.
– – – – – – – Joey Koenekoop – – – – – – –
“Als je wilt groeien en mee wilt met de markt, dan zul je zelf ook moeten veranderen. Als je op dezelfde oude manier blijft werken, kun je niet mee. Dan krijg je wat je altijd al kreeg.”
Daarmee stuitte ik wel op wat weerstand. Mijn collega die heel veel administratieve taken doet, houdt graag vast aan het oude vertrouwde. En mijn vader was vooral huiverig voor de cloud, omdat hij had het vermoeden had dat het niet veilig zou zijn. Uiteindelijk heb ik ze kunnen overtuigen. Als je wilt groeien en mee wilt met de markt, dan zul je zelf ook moeten veranderen. Als je op dezelfde oude manier blijft werken, kun je niet mee. Dan krijg je wat je altijd al kreeg.”
“Ik ben blij dat we nu met Business Central werken. Het was voor ons als middelgroot bedrijf een forse uitgave, dus hebben we er van tevoren goed over nagedacht. Uiteindelijk hebben we de knoop doorgehakt en het gedaan. Omdat Business Central een online programma is, hoef je niet meer in 1 keer een duur programma te kopen. Je betaalt per gebruiker per maand. Dat scheelt een hoop en dat is dan ook de doorslaggevende factor geweest.
Een ander groot voordeel is dat je overal waar je bent kunt inloggen. Dat is ideaal. Als ik bij een klant zit, kan ik met de app op mijn telefoon gelijk zien wat de prijs en levertijd van een bepaald apparaat is.
Daarnaast is ook de zoekfunctie veel beter. Het geeft ons meer gemak en mogelijkheden. Je kunt bijvoorbeeld veel beter de omzetten per klant bijhouden, je kunt beter zien waar iemand meer of minder draait, dus je kunt veel beter inspelen op de klant.”
“We gebruiken binnen Business Central ook de app Document Creator. Met Document Creator kun je zelf je documenten aanpassen en inrichten. De eerste keer dat ik het zag was wel effe wennen, want het oogt vrij technisch. Maar je krijgt al snel onder de knie. Het is ideaal, want iedere keer als er iets veranderd moet worden op een document, bijvoorbeeld een factuur, dan open je Document Creator, je past zelf het document aan, je voert hem in en het is klaar.”
“De communicatie mag wat mij betreft soms beter. In het voortraject, toen we aan het oriënteren waren, stelden we vragen over bepaalde functionaliteiten. Achteraf blijkt dat het soms net iets anders te zitten dan we denken. Dat kan aan ons liggen, maar het is voor ons niet altijd duidelijk geweest. Dat had duidelijker gecommuniceerd moeten worden.
Tegelijk zie je dat er veel kennis bij de verschillende WSB’ers aanwezig is en dat zaken vaak goed en snel worden afgehandeld. Overall zijn we tevreden, maar dat zou zorgen dat we nóg tevredener zouden zijn over WSB. Ook over Business Central zijn we tevreden. Dat is een goede keuze geweest. Voor ons maakt Business Central in vergelijking met Dynamics NAV het zaken doen makkelijker. We kunnen onze klanten beter bedienen en dat is waar het tenslotte om draait.”
